Marketing Fieristico: come pianificare l’evento

fiera del marketing

fiera del marketingLe aziende sfruttano le fiere per entrare in contatto con i potenziali clienti, creare partnership e relazioni di business.

Detta così sembra tutto facile, ma dietro alla partecipazione ad una fiera di settore c’è un lavoro enorme di pianificazione di tutto l’evento, la definizione del budget, la progettazione dello stand, la disposizione degli elementi, la scelta e realizzazione del materiale da portare in fiera, la formazione del personale, il messaggio da trasmettere e tutte le strategie per attirare il cliente e raccogliere i dati.

Tutto deve essere pianificato nei minimi dettagli per partecipare efficacemente alla fiera, senza un progetto specifico, senza sapere quali azioni compiere, senza avere idee chiare su come trasferire l’immagine ed il valore aziendale in fiera, la partecipazione si può trasformare in un vero incubo.

Creare un piano è l’unico modo per avere più certezze.

La pianificazione dell’evento deve partire dal budget, raccogliere tutte le informazioni sui costi, inserirle in un foglio di calcolo e capire quali sono le spese da sostenere per affrontare la fiera, parliamo di costi per la realizzazione e la stampa del materiale, costi di realizzazione dello stand fieristico, costi di personale, costi di trasporto, trasferimento e alloggio, costi per i gadget e tutti i costi che influiscono sulla spesa finale.

Fatto il piano dei conti, si può passare all’azione andando a realizzare ogni singolo elemento per la partecipazione in fiera.

Ci si affida ad uno studio grafico per realizzare biglietti da visita, volantini e brochure secondo i costi prestabiliti, si studia, progetta e realizza l’allestimento fieristico, basandosi sempre sul budget a disposizione per questo comparto.

Si trovano e prenotano gli hotel dove alloggiare se la partecipazione prevede una presenza fuori porta, si prenotano i mezzi di trasporto o si “fa il pieno” alle auto aziendali.

Si fanno realizzare tutti i gadget da distribuire per la raccolta dei dati, si stampano tutti i documenti per la registrazione dei potenziali clienti.

La pianificazione dell’evento permette quindi di organizzare tutto il lavoro, suddividere gli investimenti per ogni voce di spesa e andare spediti verso l’obiettivo finale.

Senza pianificare il lavoro la partecipazione alla fiera diventa un terno al lotto, ci si affida alla fortuna ed alla speranza di avere fatto qualcosa di buono e riconoscibile dal pubblico dei partecipanti, con la pianificazione si hanno sotto controllo tutte le fasi e si rischia molto meno.

La pianificazione non è solo una questione di budget, ma ogni fase di sviluppo del piano ha un proprio “mini piano” al suo interno per ottimizzare ogni elemento.

Bisogna realizzare un piano di azione per il progetto dello stand, quali, come e dove disporre i differenti elementi che lo compongono, gli stessi materiali pubblicitari devono essere pianificati nella loro disposizione e posizionamento nello stand.

Lo staff deve avere uno schema di pianificazione per quanto riguarda le azioni da compiere per intercettare i potenziali clienti e raccogliere il maggior numero di contatti interessati.

La pianificazione post evento è importante per trasformare poi i contatti in reali clienti e fatturato per l’azienda, è quindi facile capire come pianificare un evento sia importante per raggiungere risultati concreti e non perdere tempo e soldi.

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